Privacyverklaring
Stichting Onbeperkt Werkt (SOW), gevestigd aan de Haarlemmertrekvaart 2b in Warmond, is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens, zoals wordt uitgelegd in deze privacyverklaring. In deze privacyverklaring kun je lezen om welke persoonsgegevens het gaat en hoe wij hier precies mee omgaan. Heb je hier een vraag over? Neem dan contact met ons op via één van onderstaande contactgegevens:
| Post- en bezoekadres: |
Stichting Onbeperkt Werkt Haarlemmertrekvaart 2b 2361 PB Warmond |
| Telefoonnummer: |
071-5327337 |
| Website en emailadres: |
Met welk doel (en op basis van welke grondslag) verwerken wij persoonsgegevens?
SOW verwerkt hoofdzakelijk persoonsgegevens omdat deze noodzakelijk zijn om ontvangen dienstverleningsopdrachten uit te voeren. Deze krijgen wij van verschillende opdrachtgevers, bijvoorbeeld van gemeenten. Zo’n opdracht betekent dat een opdrachtgever ons vraagt om je thuis of op dagbesteding te begeleiden. Hieronder vind je een lijst waarin de doeleinden van de persoonsgegevens die wij verwerken worden beschreven:
- Met de opdrachtgever te kunnen communiceren over de afgegeven dienstverleningsopdracht;
- Je te kunnen bereiken (bijvoorbeeld via de post, email of per telefoon) wanneer dit nodig is om de dienstverleningsopdracht uit te kunnen voeren;
- Om de afspraken die we hebben gemaakt over de dienstverleningsopdracht te kunnen nakomen. Dit kan bijvoorbeeld je begeleidingsplan zijn, maar ook de wekelijkse registraties om de voortgang van de begeleiding te kunnen bijhouden.
- SOW verwerkt ook persoonsgegevens wanneer wij hier wettelijk toe verplicht zijn, bijvoorbeeld gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
SOW verwerkt je persoonsgegevens doordat je deelneemt aan onze dagbesteding of gebruik maakt van ambulante begeleiding. We verwerken ook persoonsgegevens wanneer je deze zelf met ons hebt gedeeld én het belangrijk is voor de begeleiding. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- je voor- en achternaam
- geslacht
- geboortedatum en geboorteplaats
- adresgegevens
- telefoonnummer
- je emailadres
- (eventueel) je bankrekeningnummer
- andere persoonsgegevens die je zelf met ons gedeeld hebt (bijvoorbeeld via de telefoon, met de post of in gesprekken).
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Naast deze persoonsgegevens verwerken wij soms ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is om de afspraken die we met jou of met de opdrachtgever hebben gemaakt, uit te voeren. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens verwerken wij alleen wanneer jij hier expliciet toestemming voor hebt gegeven. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens over je (psychische) gezondheid of je Burgerservicenummer (BSN).
Geautomatiseerde besluitvorming
SOW neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die (grote) gevolgen kunnen hebben voor jou. SOW heeft geen computerprogramma’s of systemen die hiertoe in staat zijn zonder dat er een mens tussen zit. Wel maakt SOW gebruik van een mailprogramma (Microsoft Outlook) om onderling te kunnen overleggen en om te overleggen met andere personen(derden). Er wordt in het contact met derden alleen persoonlijke informatie gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Met de medewerkers van SOW zijn afspraken gemaakt over hoe zij om te horen gaan met jouw persoonlijke gegevens; deze staan beschreven in hun arbeidsovereenkomsten.
Daarnaast maakt SOW gebruik van het online registratiesysteem TimeChimp. Dit systeem is ons online klantvolgsysteem. Het wordt gebruikt om je aanwezigheid en de voortgang van je begeleidingstraject te registreren. Deze voortgang slaat niet alleen op praktische begeleiding of dagbesteding zelf. We registreren hierin ook het budget waar vanuit onze dienstverlening wordt betaald en welke aflooptermijn hierbij hoort. TimeChimp wordt op deze manier gebruikt om de kwaliteit van onze dienstverlening en onderlinge communicatie te kunnen waarborgen. Het gebruik van TimeChimp heeft geen verdere directe (grote) gevolgen voor jou.
Naast TimeChimp maakt SOW gebruik van VECOZO om te kunnen communiceren met opdrachtgevers zoals de gemeente. Via dit systeem geven opdrachtgevers beschikkingen voor de begeleiding af en weet SOW dus welk budget er is vrijgegeven. Ook maakt SOW gebruik van het programma Multivers en maken we gebruik van de dienstverlening van Atoz Project- en Facility Management.
Cookies (of vergelijkbare technieken) die wij gebruiken
SOW maakt geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken.
Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
SOW bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de afgesproken doelen te bereiken waarvoor de gegevens in de eerste plaats zijn verzameld. Dit betekent in de praktijk dat we de meeste persoonsgegevens bewaren totdat de dienstverlening die we je bieden definitief is afgerond. Hierna bewaren wij een aantal gegevens nog maximaal 2 jaar. Dit doen we in een archiefmap. Hierin worden je persoonsgegevens zoals de afgegeven indicaties en het laatst opgestelde begeleidingsplan (en bijbehorende evaluatie) bewaard. Dit doen we omdat dit noodzakelijk is voor onze interne registratie. Dit doen we ook omdat het soms gebeurt dat mensen er voor kiezen om opnieuw een beroep te doen op onze dienstverlening.
Delen van persoonsgegevens met andere partijen
De gegevens die wij verzamelen verkopen we niet aan derden. Je gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening óf omdat we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting. Wanneer het gaat om gevoelige persoonsgegevens worden deze alleen gedeeld met jouw expliciete toestemming. Soms kan het gebeuren dat een opdrachtgever (bijvoorbeeld de gemeente) jouw persoonlijke informatie opvraagt om de voortgang van onze dienstverlening te kunnen volgen. Je wordt hiervan altijd op de hoogte gesteld. Alleen de noodzakelijke informatie zal dan worden gedeeld.
Je gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Jij hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor gegevensverwerking door SOW in te trekken of hier bezwaar tegen te maken. Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat, wanneer jij hierom vraagt, jouw gegevens overgedragen worden aan jou of een door jou benoemde andere partij.
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming óf je bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@stichtingonbeperktwerkt.nl. ook mag je dit verzoek per post verzenden naar het adres bovenaan deze verklaring. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen we jou om een kopie van je identiteitsbewijs mee te sturen. Maak op je kopie je pasfoto, MRZ (de strook met nummers onderaan je paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit is ter bescherming van je privacy.
We reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op jouw verzoek. SOW wil je er ook nog even op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
De bescherming van jouw persoonsgegevens is voor SOW een serieuze zaak. We nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. Met online dienstverleners zoals TimeChimp en organisaties zoals Atoz Project- en Facilitymanagement zijn bewerkers-overeenkomsten gesloten om jouw gegevens zo goed mogelijk te beveiligen.
Als jij het idee hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn, of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met je begeleider, stuur ons een brief (op het adres bovenaan deze verklaring) of schrijf een email naar info@stichtingonbeperktwerkt.nl.